Tilburg combineert regie met innovatie bij inrichting en beheer openbare ruimte
Verschenen in: CROW EtCetera nr. 2, maart 2009, Auteur: Haks Walburgh Schmidt
Publiek-private samenwerking is een veelgebruikte manier om de openbare ruimte in gemeenten in te richten. De spelregels voor een dergelijke werkwijze blijken echter regelmatig gericht op risicobeperking en en het remmen van innovatie. In Tilburg ervaart de afdeling Beheer en Onderhoud dat deze vaak te laat erbij betrokken wordt om haar taak optimaal te kunnen uitvoeren.
Hoe zorg je als gemeentelijke afdeling Beheer en Onderhoud dat de bruisende private initiatieven in een publiek-private samenwerking (PPS) uitmonden in een resultaat dat toch gewoon voldoet aan de wettelijke en gemeentelijke kwaliteitseisen, goed beheerbaar is en binnen het budget voltooid wordt? De gemeente Tilburg heeft twee studenten van de Hogeschool HAS Den Bosch gevraagd antwoorden te geven op deze vragen. CROW-kennis is op tal van momenten toegepast. Dat is geen toeval; CROW en de HAS hebben een samenwerkingsverband en kennen elkaar dus al langer. Daarom leefde bij de afdeling de vraag naar meer grip op de inrichting van de openbare ruimte die zij later moet gaan beheren. Voor Anique Vierhout en Martijn van Dijck is deze vraag in februari vorig jaar het startpunt geweest dat tot hun concept Richtlijn Inrichting Openbare Ruimte in de gemeente Tilburg heeft geleid. Zij hebben de studie Tuin- en landschapsmanagement gedaan en zijn afgestudeerd bij HAS KennisTransfer. Het opstellen van de richtlijn is een manier van werken die aansluit bij die van CROW.
Het belang van een goede beheersbaarheid van de PPS is groot, omdat het vaak om projecten met aanzien gaat. Voorbeelden in Tilburg zijn de Piushaven, het Pieter Vredeplein en Koolhoven. Voor het gebied rond de Piushaven worden elementen ontwikkeld als een nieuwe brug en een drijvend restaurant. Daarvoor werkt de gemeente samen met private partijen die grote delen van het ontwikkelingsproject tot aan de beheerfase voor hun rekening nemen.
Regie houden
De vraag hoe de gemeente de regie kan houden, vertaalt zich naar praktische aspecten als het tijdig betrekken van de juiste afdelingen bij de PPS en het op de juiste momenten beslissingen nemen en afspraken maken. En hoe zien de randvoorwaarden voor het vaak zeer aansprekende plan er uit? De onderzoekers vertellen: “In de huidige situatie komt de afdeling Beheer en Onderhoud vaak (te) laat in beeld. Om dit te voorkomen hebben we aangegeven wanneer de afdeling betrokken zou moeten worden en ook wat dan hun producten en bijdragen zouden moeten zijn.” Zij realiseerden zich al snel dat een goede procesbeschrijving een basisvoorwaarde is voor een op te stellen richtlijn.
Samenwerking centraal
Zij lichten toe: “Natuurlijk hebben gemeentes hun voorschriften en verkeersregels voor PPS-projecten. Die variëren van een kort overzicht tot hele boekwerken. Kenmerkend is dat ze vooral risico’s willen afdekken. De richtlijn die met onze studie in ontwikkeling is gekomen, focust veel meer op het samenwerkingsaspect. En laat dus veel meer ruimte voor innovatie en creativiteit bij de uiteindelijke inrichting.” Na gesprekken met verschillende gemeenten, CROW en medewerkers van de gemeente Tilburg hebben ze vier fasen in dit proces vastgesteld.
Proces en activiteiten
In de startfase ontstaan het initiatief en de visie. Op dit moment ontstaat ook de samenwerkingsovereenkomst tussen de private partij en de gemeente. Hierna komt de ontwerpfase, waarin de partijen de visie verder uitwerken in uiteindelijk een technisch ontwerp. Dan volgt de overdrachtsfase en worden de gemaakte plannen uitgevoerd. In de procesbeschrijving wordt verder aangegeven dat de afdeling Beheer en Onderhoud al vanaf het beginstadium betrokken zou moeten worden en niet pas met de overdracht van fase 3 naar de beheerfase. Dat is het moment waarop het nieuw ontwikkelde gebied in de dagelijkse beheer- en onderhoudswerkzaamheden komt en veel zaken niet meer zo makkelijk aangepast kunnen worden. Vervolgens hebben Van Dijck en Vierhout een activiteitenschema opgesteld, met hierin de achtereenvolgende activiteiten. Daarin is opgenomen wie de activiteit uitvoert en coördineert en wie verantwoordelijk is of goedkeuring moet geven voor het eindresultaat. Zij wijzen op het iteratieve karakter van het proces en de activiteiten: “Pas wanneer een stap goed doorlopen is en akkoord bevonden, kan een volgende fase beginnen. Anders moet de voorgaande fase opnieuw doorlopen worden. Daardoor blijven de fasen en activiteiten nauw met elkaar verbonden.”
CROW
Om tot deze procesbeschrijving en dit activiteitenschema te komen, zijn veel interviews gehouden. Niet alleen bij diverse grotere gemeenten, maar ook is de projectmanager Openbare Ruimte Harro Verhoeven van CROW geïnterviewd voor zijn visie op het werken met kwaliteitshandboeken en de inhoud van een leidraad voor de inrichting van de openbare ruimte die door CROW is ontwikkeld. Vierhout en Van Dijck: “Het gesprek met Harro was opbouwend. Hij bevestigde onze indrukken tot nu toe en gaf nuttige feedback op ons werk. Dat was uiterst waardevol. Het was zowel voor ons, als ook voor hem een leerzame ervaring. Vooral de grote verscheidenheid aan catalogi en handboeken was voor hem een bevestiging van zijn vermoeden van de niet-uniforme praktijk.”
Leermomenten
Al tijdens de werkzaamheden kwam een aantal leermomenten naar voren. Vaak is het zo dat in dit soort ontwerpprocessen voor de openbare ruimte de belangen en wensen van de ontwerper boven de beheerder komen in discussies. In diverse gevallen heeft dat tot een niet of slecht beheerbare situatie geleid. Een fraai ontwerp bleek in de praktijk drie keer duurder om te beheren dan vergelijkbare situaties in de openbare ruimte. Ook bleken sommige ontwerpen erg vandalismegevoelig te zijn. “Het is dus belangrijk de beheerder, in Tilburg de afdeling Beheer en Onderhoud, eerder in het proces te betrekken. Immers, in een ontwerpfase in PPS-verband bepalen de ontwerpers in een beperkt aantal jaren hoe de beheersituatie er voor de beheerder voor veel langere tijd uit komt te zien.” De studie van Van Dijck en Vierhout heeft op het Nationaal Openbare Ruimte Congres in Ede afgelopen november een tweede plaats veroverd als meest innovatieve scriptie op het gebied van openbare ruimte.